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PersonalsucheSo finden Sie den Richtigen

Mit der Anstellung von Personal kommen neue Pflichten auf den Unternehmer zu: Vorschriften sind einzuhalten und Versicherungsbeiträge abzurechnen. Alles Wichtige im Überblick.

Personalselektion ist nicht billig und braucht Zeit – schliesslich wollen Sie Ihre Stelle optimal besetzen.
von aktualisiert am 26. November 2015

Immer mehr zu tun? Immer weniger Freizeit? Wenn die ersten Anlaufschwierigkeiten einer neuen Firma überwunden sind und die Zahl der Aufträge zunimmt, stehen Unternehmer vor einer wichtigen Weichenstellung: klein bleiben und auch mal Aufträge ablehnen oder Personal einstellen und expandieren? Wie Sie sich entscheiden, hat weitreichende Folgen. Bevor Sie den Schritt vom Einzelunternehmer zum Patron vollziehen, sollten Sie folgende Punkte bedenken:

  • Angestellte sind teuer. Bezahlen müssen Sie nicht nur die Löhne, sondern auch Arbeitgeberbeiträge an die Sozialversicherungen. Zudem kosten Angestellte auch, wenn sie nicht arbeiten: wenn sie krank oder in den Ferien sind oder wenn es gerade nichts zu tun gibt. Nicht gratis ist auch die Personalselektion.
     
  • Angestellte sind nicht nur Arbeitskräfte, sondern Menschen mit Ecken und Kanten. Nicht mit allen arbeitet man gleich gut zusammen. Und nicht jeder erfolgreiche Einzelunternehmer ist auch eine gute Führungskraft. Zwischenmenschliche Probleme können den Alltag schwer belasten.
     
  • Angestellte haben Rechte, und es sind Schutzbestimmungen zu beachten. Als Arbeitgeber übernehmen Sie zusätzliche Verantwortung und haben viel Papierkram.
     
  • Überlegen Sie, wie Sie die Arbeit aufteilen wollen. Der neue Mitarbeiter muss von den Kunden akzeptiert werden, die vielleicht nur mit Ihnen zusammenarbeiten wollen. Und: Mehr Mitarbeiter bringen nicht unbedingt auch mehr Aufträge.
     
  • Erstellen Sie ein genaues Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle, bevor Sie mit der Suche nach Personal beginnen. Welche Aufgaben muss der Mitarbeiter erfüllen und welche Fähigkeiten soll er haben? Wie viel Zeit braucht es für die Tätigkeiten? Je genauer Sie die Stelle beschreiben können, desto gezielter können Sie nach der richtigen Person suchen und ein aussagekräftiges Stelleninserat texten.
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Naheliegend ist der Gedanke, den Lebenspartner im Geschäft zu engagieren. Diese Person kennen Sie gut, sie geniesst Ihr Vertrauen. Trotzdem sollte dieser Schritt gründlich durchdacht und besprochen werden. Nicht nur Tisch und Bett, sondern auch das Geschäft miteinander zu teilen hat seine Tücken und tut nicht jeder Beziehung gut. Zudem müssen auch hier Regeln beachtet werden – in Bezug auf Entlöhnung und Versicherungsfragen. Können Sie nicht auf Lebenspartner oder andere Familienmitglieder zurückgreifen, gibt es weitere Möglichkeiten:
 

  • Beschäftigung von Temporärangestellten: Temporärfirmen stellen Arbeitskräfte ein und vermitteln sie an Firmen. Arbeitgeber ist die Temporärfirma und nicht Sie selbst. Sie leihen das Personal nur aus. Der Temporärangestellte arbeitet nach Ihren Anweisungen. Sie zahlen dafür einen vorher vereinbarten Stundenansatz an die ausleihende Firma. Dieser ist zwar höher als die marktüblichen Löhne, dafür müssen Sie sich nicht um Versicherungsfragen und Rekrutierung kümmern. Temporärangestellte sind flexibel einsetzbar und eignen sich vor allem dazu, Auftragsspitzen zu überbrücken. Zudem können Temporärangestellte später auch in Festanstellung übernommen werden. Seriöse Anbieter und weitere Informationen finden Sie auf www.swissstaffing.ch.
     
  • Zusammenarbeit mit anderen Selbständigerwerbenden: Wenn Sie nicht ständig Personal beschäftigen wollen, können Sie einzelne Aufgaben an andere Firmen delegieren – etwa die Buchhaltung, Schreibarbeiten oder auch das Abfassen der Steuererklärung. Mit den betreffenden Firmen, etwa einem Treuhandbüro, schliessen Sie keinen Arbeitsvertrag ab, sondern es entsteht ein Auftragsverhältnis. Sie bezahlen das vereinbarte Honorar. Arbeitgeberpflichten entstehen nicht.
     
  • Anstellung von Voll- oder Teilzeitpersonal: Die dritte Möglichkeit besteht darin, eigene Mitarbeiter auf dem Arbeitsmarkt zu suchen und anzustellen – Voll- oder Teilzeit, stundenweise oder auf Abruf. In all diesen Fällen entsteht ein Arbeitsvertrag: Sie werden Arbeitgeber mit allen Rechten und Pflichten. Wichtig: Es gibt keine Möglichkeit, Personal unverbindlich oder «vertragslos» zu beschäftigen. Auch wenn jemand nur wenige Stunden pro Woche bei Ihnen jobbt, ist das Arbeitsvertrags- und Sozialversicherungsrecht anwendbar. Beachten Sie die Informationen auf www.keine-schwarzarbeit.ch.

Tipps für die Personalsuche

Personalselektion ist nicht billig und braucht Zeit – schliesslich wollen Sie Ihre Stelle optimal besetzen. Um Mitarbeitende zu finden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Damit Sie mit möglichst vielen Kandidaten in Kontakt kommen, lohnt es sich, auf mehreren Kanälen zu suchen:
 

  • Schreiben Sie die Stelle auf Ihrer Homepage aus. Günstig ist auch die Kandidatensuche auf Plattformen wie www.jobs.ch, www.stellen.ch, www.jobpilot.ch.
     
  • Gratis ist das Beantworten von Chiffreinseraten, die Stellensuchende selbst aufgegeben haben.
     
  • Aktivieren Sie Ihr Beziehungsnetz. Lassen Sie sich aber nicht von Sympathien leiten, wenn sich eine befreundete Person anbietet. Prüfen Sie deren Eignung.
     
  • Deponieren Sie Ihr Stellenangebot beim nächsten regionalen Arbeitsvermittlungszentrum (RAV).
     
  • Teuer ist das Aufgeben eigener Inserate in Regional- und Fachzeitungen. Wichtig ist es daher, das richtige Medium zu wählen, das von möglichst vielen potentiellen Bewerbern der gesuchten Berufsgruppe gelesen wird.
     
  • Wünschen Sie fachliche Unterstützung bei der Personalselektion, können Sie sich auch an eine auf Ihr Berufsfeld spezialisierte Stellenvermittlung oder ein Personalberatungsbüro wenden. Die Leistungen solcher Firmen sind allerdings sehr unterschiedlich und teuer.

So entsteht der Arbeitsvertrag

Laut Gesetz sind auch mündliche Arbeitsverträge gültig. Aus Beweisgründen sollten Sie aber bei jeder Anstellung die wichtigsten Punkte schwarz auf weiss festhalten. Seit April 2006 sind Arbeitgeber ohnehin verpflichtet, Angestellte über gewisse wesentliche Vertragselemente wie Lohn, Arbeitszeit und Aufgabenbereich schriftlich zu informieren – und zwar innerhalb eines Monats nach Stellenantritt. Im Übrigen regelt das Obligationenrecht (Art. 319ff.) die wichtigsten Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber wie etwa das Recht auf bezahlte Ferien oder Kündigungsfristen. Bestimmungen über Arbeits- und Ruhezeiten sowie diverse Schutzvorschriften finden Sie im Arbeitsgesetz.

Prüfen Sie, ob in Ihrer Branche ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) existiert. GAVs sind arbeitsvertragliche Vereinbarungen zwischen Arbeitgebern oder Arbeitgeberverbänden auf der einen und Arbeitnehmerverbänden auf der anderen Seite. GAVs sollen den Arbeitnehmenden einer Berufsgruppe einheitliche Arbeitsbedingungen garantieren, die häufig günstiger sind als die gesetzlichen. Ein GAV gilt grundsätzlich für die Mitglieder der vertragschliessenden Verbände. Es gibt aber auch GAVs, die vom Staat (Bund oder Kanton) für allgemeinverbindlich erklärt wurden. Gibt es einen solchen in Ihrer Branche, müssen Sie sich daran halten, ob Sie wollen oder nicht. Informationen dazu finden Sie auf www.gav-schweiz.ch.

Wie viel Lohn ist angemessen?

Wenn Sie das erste Mal Personal einstellen, sind Sie vielleicht unsicher, wie viel Lohn Sie bezahlen müssen. Grundsätzlich sind Löhne Verhandlungssache – es sei denn, es gilt ein GAV, dessen Mindestlohnbestimmungen nicht verletzt werden dürfen. Unter Lohn ist stets der Bruttolohn zu verstehen. Davon ziehen Sie als Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungsbeiträge ab. Ein 13. Monatslohn ist üblich, gesetzlich vorgeschrieben ist er aber nicht.

Über die marktüblichen Löhne informieren Branchen- oder Berufsverbände. Einen Überblick können Sie sich auch über Lohnrechner im Internet verschaffen: www.sgb.ch/service/lohnrechner (Rechner des Schweizerischen Gewerkschaftsbunds) oder www.gate.bfs.admin.ch (Rechner des Bundesamts für Statistik). 

Vollzeitangestellte werden normalerweise im Monatslohn angestellt. Für Teilzeitkräfte können Sie auch einen Stundenlohn vereinbaren, vor allem wenn diese unregelmässig arbeiten. Beachten Sie aber: Angestellte im Stundenlohn haben dieselben Rechte wie Monatslöhner – bezahlte Ferien, Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit, Einhaltung von Kündigungsfristen. Einzig Feiertage (Ausnahme 1. August) und Kurzabsenzen (z.B. für Behördenbesuche oder die Teilnahme an einer Beerdigung) sind im Stundenlohn unbezahlt. Stundenlohn bedeutet auch nicht, dass Sie die Person in flauen Zeiten unbezahlt nach Hause schicken können. Wurde ein bestimmtes Pensum vereinbart oder hat sich ein solches über längere Zeit eingespielt, bleiben Sie zur üblichen Lohnzahlung verpflichtet. Wollen Sie die Person nur unregelmässig beschäftigen, sollten Sie im schriftlichen Vertrag ausdrücklich Arbeit auf Abruf vereinbaren.

Welche Versicherungen braucht es?

Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Mitarbeiter Sozialversicherungsprämien abzurechnen. Melden Sie einen neu angestellten Mitarbeiter mit dessen AHV-Ausweis bei der zuständigen Ausgleichskasse an. Fehlt der AHV-Ausweis, muss mit der Anmeldung die Ausstellung der Karte beantragt werden. Stellen Sie zum ersten Mal einen Mitarbeiter an, müssen Sie ihn bei einer Unfallversicherung anmelden. Bei weiteren Angestellten läuft dies automatisch, sie werden mit der jährlichen Lohndeklaration erfasst. Wird Ihr Mitarbeiter wegen eines Unfalls arbeitsunfähig, zahlt die obligatorische Unfallversicherung ein Taggeld in Höhe von 80 Prozent des Lohns. Angestellte, die mindestens acht Stunden pro Woche arbeiten, sind auch für Nichtbetriebsunfälle versichert.

Verdient Ihr Angestellter mehr als 21'150 Franken (Stand 2015/2016) jährlich und wurde das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit oder für länger als drei Monate vereinbart, müssen Sie Ihren Mitarbeiter auch bei einer Pensionskasse anmelden. Die Versicherungspflicht beginnt mit Antritt des Arbeitsverhältnisses. Sie können die Pensionskasse frei wählen. Kleinere Firmen schliessen sich am besten einer Sammel- oder Gemeinschaftsstiftung an. Solche überbetrieblichen Vorsorgeeinrichtungen finden Sie bei Lebensversicherungsgesellschaften, Verbänden oder Banken. Sie bieten verschiedene Vorsorgepläne an, aus denen Sie die für Ihre Belegschaft passende Variante wählen können. Vergleichen Sie mehrere Alternativen und achten Sie auch auf die möglichen Folgen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.

Prüfen Sie den Abschluss einer Krankentaggeldversicherung. Diese ist freiwillig. Schliessen Sie keine Versicherung ab, müssen Sie den Angestellten bei Absenzen wegen Krankheit oder Schwangerschaft den Lohn während einer beschränkten Zeit weiterzahlen, je nachdem, wie lange die betreffenden Personen schon bei Ihnen arbeiten. Im ersten Dienstjahr dauert die Lohnfortzahlungspflicht drei Wochen, danach eine angemessene längere Zeit.

Mit der monatlichen Lohnzahlung müssen Sie Ihren Angestellten eine detaillierte Abrechnung übergeben, aus der alle Lohnbestandteile und -abzüge hervorgehen. Vom Bruttolohn abziehen können Sie folgende Sozialversicherungsbeiträge:
 

  • AHV/IV/EO: 5,125 Prozent vom gesamten Lohn. Gleich viel zahlt der Arbeitgeber.
     
  • Arbeitslosenversicherung: bis 148'200 Franken 1,10 %, ab 148'201 Franken 0,50 % (Stand 2016) des AHV-pflichtigen Jahreslohns. Gleich viel zahlt der Arbeitgeber.
     
  • Unfallversicherung: obligatorisch bis zu einem Lohn von 148'200 Franken. Die Prämie für Betriebsunfall geht zulasten des Arbeitgebers, jene für die obligatorische Nichtberufsunfallversicherung kann dem Arbeitnehmer abgezogen werden. Zur Abdeckung der Löhne über dem maximal versicherten Lohn ist der Abschluss einer Zusatzversicherung zu prüfen.
     
  • Pensionskasse: Obligatorium für Jahreslöhne zwischen 21'150 und 84'600 Franken (Stand 2016). Die Prämien sind nach Alter abgestuft. Der Arbeitgeber zahlt Beiträge, die mindestens gleich hoch sind wie die Pensionskassenbeiträge aller Angestellten.
     
  • Krankentaggeldversicherung: fakultativ; die Prämie muss mindestens zur Hälfte vom Arbeitgeber getragen werden.

Regeln für Lebens- und Geschäftspartner

Von Liebe allein lebt die Partnerschaft nicht – vor allem dann nicht, wenn der Partner im Geschäft mitarbeitet. Punkto Salär lohnt es sich, klare Verhältnisse zu schaffen.

Ehegatten haben die Pflicht, das Wohl der Gemeinschaft zu wahren und gemeinsam für den gebührenden Unterhalt der Familie zu sorgen. So steht es im Zivilgesetzbuch. Hilft ein Ehegatte im Betrieb des anderen gelegentlich mit, erfolgt das im Rahmen der ehelichen Beistandspflicht. Ein Lohn ist nicht geschuldet. Arbeitet ein Ehegatte jedoch erheblich mehr mit, als sein Beitrag an den Familienunterhalt verlangt, hat er Anspruch auf Entschädigung. Das ist vor allem der Fall, wenn der Gatte sonst durch eine andere Arbeitskraft ersetzt werden müsste. Ein Recht auf Entschädigung hat eine Ehefrau etwa dann, wenn sie nebst Haushalt und Kinderbetreuung auch noch das Sekretariat der Firma betreut.

Wie hoch die Entschädigung ausfällt, hängt von der Arbeit, der Ertragslage des Betriebs und dem Lebensstandard ab. Rechtlich handelt es sich nicht um Lohn, sondern um einen Ausgleich der wirtschaftlichen Vorteile, die durch die Leistung der Gattin erlangt werden.

Der Anspruch auf Entschädigung verjährt während der Ehe nicht und kann jederzeit – spätestens bei Beendigung der Ehe – geltend gemacht werden. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich, den Arbeitseinsatz sowie bezogene oder vorläufig aufgeschobene Entschädigungen schriftlich festzuhalten. Werden Beträge in bar bezogen, sind Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.

Leistet ein Ehegatte einen substantiellen, dauerhaften Arbeitseinsatz im Betrieb des anderen, sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. Der Vertrag bietet gewichtige Vorteile, vor allem die Besserstellung des mitarbeitenden Partners im Alter sowie bei Krankheit, Unfall und Arbeitslosigkeit. Doch Vorsicht: Der mitarbeitende Gatte hat nach einer Kündigung so lange keinen Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung, als der andere Gatte den Betrieb noch weiterführt.

Was gilt im Konkubinat?
Anders als Eheleute haben Konkubinatspartner keine gegenseitige Beistandspflicht. Die Regel ist daher: Arbeitet ein Konkubinatspartner im Geschäft des anderen mit und besteht ein Weisungsrecht des arbeitgebenden Partners, entsteht ein Arbeitsvertrag mit allen Rechten und Pflichten. Selbst wenn der mitarbeitende Partner während der Dauer der Lebensgemeinschaft keinen Lohn verlangt, ist dies kein endgültiger Verzicht. Es kommt denn auch immer wieder vor, dass Konkubinatspartner erst nach Zerbrechen der Lebensgemeinschaft eine Lohnforderung stellen – und von den Gerichten auch zugesprochen erhalten.

Schaffen Sie daher von Anfang an klare Verhältnisse. Trennen Sie Beruf und Privates. Schliessen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab, zahlen Sie einen Lohn und rechnen Sie Sozialversicherungsbeiträge ab. Sollten die persönliche Beziehung und die Wohngemeinschaft enden, fällt das Arbeitsverhältnis nicht automatisch dahin. Der Arbeitsvertrag unterliegt vielmehr den gesetzlichen Kündigungsregeln.

Anders sieht es aus, wenn die Konkubinatsparteien als gleichberechtigte Partner in einem Geschäft zusammenarbeiten. In diesem Fall entsteht kein Arbeitsvertrag, sondern ein Gesellschaftsverhältnis.

Vertrag: Das muss schriftlich fixiert sein

Eine bestimmte Form ist für Arbeits­verträge nicht vorgeschrieben. Folgende Punk­te sollten jedoch festgehalten werden:

  • Datum des Stellenantritts;
  • Salär, inklusive sämtlicher Zulagen wie Gratifikation, 13. Monatslohn, Provision;
  • Aufgabengebiet und Stellung im Betrieb; am besten erstellen Sie ein genaues Pflichtenheft und geben es dem neuen Mitarbeiter ab;
  • Arbeitszeit;
  • Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit;
  • besondere Abmachungen oder frei­willige Leistungen (etwa mehr als vier Wochen Ferien, Firmenwagen, Vergünstigungen).


Alles Übrige ist im Prinzip gesetzlich ge­regelt. In einigen Fällen kann jedoch schriftlich eine vom Gesetz abweichende Regelung getroffen werden. Wichtigste Beispiele:

 

  • mehr als ein Monat Probezeit (erlaubt sind maximal drei Monate);
  • andere als die gesetzlichen Kündigungsfristen;
  • spezielle Überstundenregelung;
  • Vereinbarung von Pauschalspesen;
  • Konkurrenzverbot.

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