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ZahlungsmoralSo kommen Sie an Ihr Geld

Jede Firma hat Kunden, die es mit der Zahlungsmoral nicht so genau nehmen. Wie kommt man auf korrek­te Art zu seinem Geld?

Ein Gläubiger muss keine einzige Mahnung verschicken. Er könnte nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt eine Betreibung oder eine Klage beim Gericht einleiten.
von aktualisiert am 11. August 2017

«Stimmt es, dass ich einen säumigen Kunden mindestens dreimal mahnen muss, bis ich die Betreibung einleiten darf?» Diese Frage wird an der Hotline im Beobachter-Beratungszentrum fast täglich gestellt. Oder diese: «Muss die letzte Mahnung eingeschrieben verschickt werden?» Die Antwort lautet ­zweimal: nein. Ein Gläubiger muss keine einzige Mahnung verschicken. Er könnte nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt eine Betreibung oder eine Klage beim Gericht einleiten. Auch Einschreiben ist nicht vorgeschrieben.

Das Mahnwesen ist in der Schweiz gesetzlich nicht geregelt. Aus diesem Grund bestehen keine verbindlichen Vorschriften. So bleibt es einem Gläubiger überlassen, ob, wie rasch und wie oft er einen Kunden an eine offene Geldforderung erinnern möchte. Auch bei der Form ist der Gläubiger völlig frei. Es ist ihm überlassen, schriftlich zu mahnen, mündlich, per Telefon, per E-Mail oder sogar per SMS. In der Praxis ist das dreistufige Mahnsystem weit verbreitet. Auf eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) folgt eine zweite Mahnung, dann eine dritte und letzte, die dem säumigen Zahler die Betreibung in Aussicht stellt.

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Besser nicht zu lange warten

Dem Geld nachrennen gehört in den meisten Betrieben nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Zudem will man einen Kunden mit vorschnellen Mahnungen nicht verärgern. Trotzdem ist es ratsam, mit dem Verschicken von Mahnungen nicht allzu lange zu warten. Ausstände von Kunden haben schon manche Firma in finanzielle Engpässe gebracht. Viele Kunden spüren, wenn ein Lieferant mit dem Eintreiben offener Forderungen zuwartet – und nützen diese Fristen bis zum Letzten aus. In der Regel sollte ein Unternehmer zehn Tage nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist dem Kunden eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Zwischen den folgenden Mah­nungen sollten nicht mehr als 20 Tage vergehen. Aus Beweisgründen empfehlen sich schriftliche Mahnungen, aus Kostengründen sollte erst die letzte Mahnung eingeschrieben erfolgen.

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Sie brauchen sich nicht zu entschuldigen

Auch beim Verfassen dieser unangeneh­men Botschaften tun sich viele schwer. Mit Formulierungen wie «Sollte sich dieses Schreiben mit Ihrer Zahlung gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos» oder «Sonst wären wir gezwungen, die Betreibung einzuleiten» will man nicht allzu grob auftreten. Doch haben solche Botschaften meist nicht den beabsichtigten Effekt, sondern bewirken das Gegenteil: Sie werden nicht ernst genommen. Denn es ist ja unbestritten, dass jedes Unternehmen, das Leistungen erbringt, diese auch pünktlich bezahlt bekommt und sich nicht noch dafür zu entschuldigen braucht, dass es einem säumigen Zahler eine Erinnerung schickt. Machen Sie verständliche Aussagen und setzen Sie klare Fristen. Drohungen bringen nichts – höchstens eine Strafanzeige (siehe «Mahnung: Kann man sich strafbar machen?»).

Viele Firmen erheben Verzugszinsen und Mahnspesen. Laut Gesetz ist ein Verzugszins von fünf Prozent ab dem Datum der ersten Mahnung geschuldet. Ein höherer Zinssatz ist nur zulässig, wenn dies bei Vertragsabschluss vereinbart worden ist, etwa in den allgemeinen Geschäftsbestimmungen. Das Gleiche gilt für Mahnspesen: Ohne vertragliche Grundlage dürfen sie nicht erhoben werden.

Bleiben alle Mahnungen wirkungslos, rufen Sie Ihren Kunden an, bevor Sie die Betreibung einleiten. Einen Brief kann man zur Seite legen. Einem persönlichen Kontakt muss man sich stellen. Mündliche Mahnungen sind wirkungsvoll und effizient. Vielleicht bittet Ihr Kunde Sie bei dieser Gelegenheit um eine Zahlung in Raten oder auch um eine verlängerte Frist. Lassen Sie sich solche Vereinbarun­gen immer schriftlich bestätigen. Bezahlt der Kunde, haben Sie sich die Kosten und den Aufwand für ein Betreibungsverfahren gespart. Viele Unternehmen machen mit diesem Vorgehen sehr gute Erfahrun­gen. Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert.

Mahnung: Kann man sich strafbar machen?

Ja. Wer einen Schuldner in einem Mahnschreiben «ernstliche Nachteile» androht, um ihn so zu einer Zahlung zu veranlassen, macht sich unter Umständen wegen Nötigung (Artikel 181 Strafgesetzbuch) strafbar. Sogar dann, wenn die Forderung berechtigt ist. Das Bundesgericht versteht unter der Androhung eines «ernstlichen Nachteiles» eine Drohung, die selbst eine «besonnene beziehungsweise verständige» Person gefügig machen würde, zum Beispiel wenn dem Schuldner mit Verschlechterung seiner Kreditwürdigkeit und seines Rufs gedroht wird. Wer dagegen seinem Schuldner im Fall der Nichtbezahlung eine Betreibung in Aussicht stellt, macht sich nicht strafbar.

Beispiele für die Formulierung

Aus Beweisgründen sind Sie gut beraten, Ihre Mahnungen nicht per E-Mail, sondern brieflich zu verschicken.

All­gemein gilt: Bemühen Sie sich um einen freundlichen, sachlichen Ton und bieten Sie Hand zu einem Gespräch oder einem Zahlungsvorschlag.

Zahlungserinnerung (erste Mahnung)
«Vielleicht haben Sie im hektischen Alltag übersehen, dass Sie unsere Rechnung vom 23. März noch nicht beglichen haben. Danke, dass Sie die Überweisung in den nächsten Tagen vornehmen. Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an.»

Zweite Mahnung
«Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 15. April haben Sie den offenen Betrag von 3000 Franken noch immer nicht überwiesen. Bitte zahlen Sie diese Rechnung bis Ende dieser Woche ein. Wenn Sie uns einen Vorschlag unterbreiten, sind wir auch gerne bereit, über Ratenzahlungen zu diskutieren.»

Dritte (und letzte) Mahnung
«Auf unsere Mahnungen vom 15. April und 30. April haben Sie nicht reagiert. Auch einen Abzahlungsvorschlag haben Sie uns nicht unterbreitet. Wir fordern Sie ein letztes Mal auf, den offenen Betrag von 3000 Franken bis zum 31. Mai zu bezahlen. Lassen Sie diese letzte Frist nicht ungenutzt verstreichen. Wir werden sonst ohne weitere Mitteilung die Betreibung einleiten. Wir hoffen jedoch, dass dies nicht nötig sein wird.»

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